)
Grudzień to czas domykania procesów kadrowo-płacowych oraz przygotowań do zmian, jakie niesie nadchodzący rok. Aby zamknięcie roku w kadrach i płacach przebiegło bez błędów, warto uporządkować dane, zakończyć rozliczenia i zweryfikować aktualizacje wynikające z zmian w prawie pracy 2026 – również tych wpływających na budżet i organizację HR. Zapoznaj się z naszym krótkim poradnikiem, w którym przybliżamy najważniejsze zagadnienia związane z końcem roku kalendarzowego w działach HR & Payroll.
Podsumowanie roku – porządkowanie danych i dokumentacji
Końcówka roku to najlepszy moment, aby upewnić się, że dokumentacja kadrowa jest kompletna, poprawna i dostosowana do ewentualnego audytu. Dobrze przeprowadzone porządki minimalizują ryzyko błędów w późniejszych rozliczeniach i usprawniają zamknięcie roku dla kadr i płac.
W wielu organizacjach nadal funkcjonują dane rozproszone, przesyłane w mailach, arkuszach, systemach częściowych – to właśnie z tego powodu kluczowe jest zebranie wszystkiego w jednym, spójnym repozytorium.
W pierwszej kolejności warto zweryfikować aktualność danych osobowych, stanowisk oraz historii zatrudnienia. Niezwykle ważne jest uporządkowanie ról i uprawnień w systemach kadrowych, zgodnie z zasadą minimalizacji dostępu oraz RODO. W Teta AIR widać to w raportach walidacyjnych i dashboardach jakości danych.
Ewidencja czasu pracy i urlopy, czyli jak wychwycić błędy?
Zestawienie nieobecności z bazą wniosków i zaświadczeń to jedno z najważniejszych źródeł rozjazdów między obszarem kadr i płac. Raporty ewidencji i odchylenia w absencjach (np. urlopach zaległych) pomagają szybko wykryć braki jeszcze przed rozliczeniem.
Należy również monitorować zgodność akt A/B/C/D z obowiązującymi wymogami oraz uzupełnić e-teczki o brakujące dokumenty. Warto przy tym nadmienić, że systemy kadrowo-płacowe, takie jak Teta AIR, ułatwiają porządkowanie e-teczek dzięki raportowaniu o brakujących dokumentach i obiegom uzupełniania podpisów.
Zamknięcie roku płacowego i rozliczenia – co warto wiedzieć?
Końcówka grudnia to intensywny czas dla działów payroll. Ostatnie listy płac, obejmujące wynagrodzenia, premie, nagrody, świadczenia rzeczowe czy potrącenia, muszą zostać rozliczone z pełną zgodnością z przepisami. Aby zamknięcie roku w kadrach i płacach 2025 przebiegło bez komplikacji, potrzebna jest precyzyjna kontrola podstaw i limitów, składek ZUS, zaliczek PIT oraz danych dotyczących zasiłków.
Jak przeprowadzić kontrole jakości przed zamknięciem roku?
Przed wygenerowaniem dokumentów warto przeprowadzić porównanie danych z systemu kadrowego, płacowego i ewidencji czasu pracy. Nawet drobne niespójności (np. różnice w stawkach, niewłaściwe zaszeregowanie, brakujące godziny) mogą skutkować korektami w styczniu. Teta AIR wspiera ten etap dzięki automatycznym regułom walidacji i raportom niezgodności.
Grudzień to również czas gromadzenia zestawień do deklaracji i informacji rocznych. Proces ten obejmuje m.in. paczki ZUS, dane do PIT oraz komplet materiałów do archiwizacji, zgodnych z wytycznymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji.
Zmiany w przepisach – co czeka nas w nowym roku?
Początek roku 2026 przynosi aktualizacje obejmujące wynagrodzenia, podatki, urlopy, pracę zdalną, PPK i wskaźniki ZUS, co wymusza na przedsiębiorstwach weryfikację dokumentów, regulaminów i parametrów systemów. Zmiany w prawie pracy 2026 oznaczają, że działy HR muszą usprawnić firmowy workflow jeszcze przed 1 stycznia.
Jak przygotować się do obowiązkowego KSeF?
Choć KSeF dotyczy fakturowania, ma realne konsekwencje organizacyjne również dla HR. Pracownicy tego działu odpowiadają m.in. za spójność danych podmiotów (NIP, adresy, pełnomocnictwa), uporządkowanie obiegu dokumentów oraz współpracę z działami finansów i IT.
Co może to oznaczać w praktyce? Specjaliści z działu kadr muszą zadbać o aktualizację wewnętrznych instrukcji i procesów z odpowiednim wyprzedzeniem i upewnić się, że wszyscy pracownicy posiadają w tym obszarze niezbędną wiedzę. Warto pamiętać, że większość organizacji będzie zobligowana do korzystania z modelu e-faktur już w lutym 2026 r.
Aktualizacje w systemie i komunikacja
Nowy rok często wiąże się również z cykliczną aktualizacją parametrów płacowych, słowników stanowisk, szablonów dokumentów czy regulaminów – proces ten wymaga jednak skoordynowania prac nad wewnętrzną polityką firmy. Niezbędne jest również zakomunikowanie powyższych zmian pracownikom w sposób zrozumiały.
Warto podkreślić, że w Teta AIR komunikaty mogą być publikowane bezpośrednio w portalu samoobsługowym, dostarczając menedżerom stosowne potwierdzenie odbioru. Rozwiązanie to sprawia, że kluczowe informacje na temat działalności firmy są dostępne do wglądu przez całą dobę, z dowolnego miejsca.
Planowanie budżetu i rozwoju HR na 2026 – co warto rozważyć?
Nowy rok to moment, w którym warto połączyć analizy kosztów osobowych z planami strategicznymi firmy. Planowanie budżetu HR 2026 powinno obejmować korekty wynikające z podwyższenia płacy minimalnej, zmian w benefitach, PPK, a także analizy produktywności czy rotacji. Równie istotne jest zdefiniowanie potrzeb rekrutacyjnych i rozwojowych oraz przygotowanie wariantów kosztowych.
Podejmowaniu świadomych decyzji zarządczych sprzyja posiadanie co najmniej trzech wariantów budżetowych: bazowego, ostrożnego i ambitnego. Płynna analiza aktualnej sytuacji finansowej staje się łatwiejsza dzięki oprogramowaniu Teta AIR, które pozwala modelować koszty płacowe w oparciu o dynamiczne dane i prognozy rotacji.
Wielu menedżerów HR wykorzystuje początek roku do przeglądu systemów i procesów. To dobry moment, aby zdecydować, czy lepsza jest modernizacja dotychczasowego rozwiązania, czy migracja do nowocześniejszego SaaS. Teta AIR to rozwiązanie, które wspiera automatyzację samoobsługi, zapewnia dostęp do e-teczek i wspiera wewnętrzne workflow, stanowiąc nieocenione wsparcie dla zespołów operacyjnych w wielu wyzwaniach, związanych z nadejściem nowego roku kalendarzowego.
Wejdź w 2026 rok ze wsparciem kompleksowego systemu HR & Payroll
Grudniowe porządki, precyzyjne rozliczenia i przegląd zmian prawnych to fundament spokojnego startu w 2026 rok. Dobrze przygotowane zamknięcie roku ogranicza ryzyko błędów i zwiększa efektywność zespołów HR. Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak Teta AIR, procesy można uporządkować szybciej i zgodnie z przepisami. Już dziś umów bezpłatną konsultację ze specjalistą Teta AIR i sprawdź, jak zautomatyzować zamknięcie roku w kadrach i płacach.
