)
Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce – to milowy krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń i standaryzacji danych finansowych. Nowy model fakturowania oznacza nie tylko zmianę formatu dokumentów, ale przede wszystkim konieczność przygotowania systemów ERP do bezpiecznej, zautomatyzowanej komunikacji z platformą Ministerstwa Finansów.
Dowiedz się, jak wygląda integracja ERP z KSeF, jakie są kluczowe terminy i wymagania techniczne, jak działają środowiska testowe i produkcyjne oraz w jaki sposób Teta AIR KSeF w ekosystemie Unit4 Teta pozwala przygotować się do nadchodzącego obowiązku bez ryzyka i z gwarancją zgodności.
KSeF 2.0 w pigułce: terminy, struktura i środowiska
Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przeznaczona do wystawiania, odbioru i przechowywania ustrukturyzowanych faktur. Obowiązek korzystania z niej obejmie wszystkie duże i średnie przedsiębiorstwa od 1 lutego 2026 r., natomiast mniejsze podmioty zostaną objęte wymogiem od 1 stycznia 2027 r.
Nowa struktura FA(3), opublikowana przez MF w 2024 r., określa jednolity schemat danych XML, który umożliwia automatyczną walidację dokumentów po stronie KSeF. Każda faktura przechodzi proces sprawdzenia i – po pozytywnej weryfikacji – otrzymuje unikalny numer referencyjny KSeF, stanowiący potwierdzenie jej przyjęcia i nadania mocy prawnej.
W procesie integracji systemu kluczową rolę odgrywają trzy środowiska:
- produkcyjne, przeznaczone dla faktur generujących skutki prawne,
- testowe (sandbox), służące do sprawdzenia integracji, wydajności i poprawności procesu,
- demo (edukacyjne), pozwalające ćwiczyć scenariusze bez konsekwencji podatkowych.
Znajomość logiki działania KSeF i wymogów struktury FA(3) stanowi punkt wyjścia do zaplanowania projektu integracyjnego na każdym szczeblu – od analizy danych w systemie ERP po testy obciążeniowe i produkcyjne wdrożenie.
Integracja ERP z KSeF – jak wykonać ją krok po kroku?
Proces integracji ERP z KSeF wymaga dokładnego przygotowania zarówno po stronie finansów, jak i IT. Pierwszym etapem jest analiza zgodności aktualnego systemu ERP z FA(3) i API KSeF 2.0 – sprawdzenie obsługi autoryzacji, mapowania pól i logowania zdarzeń. Następnie przechodzi się do konfiguracji połączenia: wygenerowania tokenów, ustanowienia bezpiecznej komunikacji z bramką Ministerstwa Finansów i odwzorowania danych między strukturą ERP a schematem FA(3).
Kolejnym krokiem są testy integracyjne w środowisku sandboxowym. Obejmują one wysyłkę faktur poprawnych i błędnych, obsługę duplikatów, ponowień i anulowań żądań, a także testy wydajnościowe. Ich celem jest upewnienie się, że każdy komunikat (UPO, błąd walidacji, numer KSeF) jest poprawnie obsłużony w ERP.
Po uzyskaniu pozytywnych wyników testów następuje przejście na środowisko produkcyjne – wdrożenie powinno być zaplanowane w oknie wdrożeniowym, przy jednoczesnym monitorowaniu statusów i alertów błędów. W tym etapie niezbędny jest ciągły audyt zgodności i utrzymanie rejestrowania komunikacji z API. Tak przygotowany proces ogranicza ryzyko błędów księgowych, zapewnia zgodność z przepisami oraz płynne uruchomienie przed urzędowo wyznaczoną datą graniczną.
Jak Teta AIR (Unit4 Teta) przyspiesza wdrożenie KSeF?
Teta AIR KSeF to rozwiązanie oparte na technologii Unit4 Teta ERP, które w sposób natywny obsługuje komunikację z bramką KSeF. Oznacza to, że wysyłka i odbiór faktur odbywają się automatycznie – bez potrzeby ręcznego eksportu czy importu danych.
Każda faktura sprzedaży jest generowana w strukturze FA(3), wysyłana do KSeF, a po potwierdzeniu odbioru otrzymuje numer referencyjny zapisywany w systemie. Z kolei faktury zakupowe są pobierane bezpośrednio z KSeF, automatycznie przypisywane do właściwego kontrahenta i rejestrowane we właściwym module, co oznacza pełną elastyczność i zgodność z wymogami MF bez konieczności dodatkowego programowania.
Jak przygotować się do nadchodzących zmian? Najpopularniejsze pytania i odpowiedzi
Jeśli chcesz upewnić się, że Twoja firma jest gotowa do integracji z KSeF, zacznij od analizy zgodności wykorzystywanego systemu ERP z FA(3) i API 2.0. Nadaj odpowiednie role i uprawnienia użytkownikom, skonfiguruj mapowania danych, przygotuj scenariusze testowe i procedury awaryjne. Ustal plan monitoringu komunikacji z KSeF oraz zaplanuj szkolenie zespołu finansowego i IT. Aktualne wytyczne znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. dla większości przedsiębiorstw, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm (źródło: MF).
Czy aktualizacja wykorzystywanego systemu ERP jest konieczna?
Tak – system musi obsługiwać FA(3) i API KSeF 2.0, w tym autoryzację i walidację danych.
Czym jest FA(3) w praktyce?
To struktura logiczna e-faktury w formacie XML, zgodna z wymogami MF – kluczowa dla poprawnej wymiany danych między ERP a KSeF.
Jak działa środowisko demo?
To bezpieczna przestrzeń testowa, w której można przetestować wysyłkę faktur, obsługę błędów i reakcje systemu bez skutków prawnych.
Przygotuj się na nadchodzące zmiany z pomocą oprogramowania Teta AIR
Obowiązek integracji ze środowiskiem KSeF od 1 lutego 2026 roku wiąże się nie tylko ze zmianą przepisów, lecz także koniecznością dostosowania bieżących procesów i systemów do pełnej automatyzacji procesu fakturowania. Aby proces ten przebiegał bez zastrzeżeń, kluczowe znaczenie ma poprawne mapowanie danych do FA(3), rzetelne testy w środowisku demo oraz stały monitoring po uruchomieniu produkcji.
Oprogramowanie kadrowo-płacowe dla małych i średnich przedsiębiorstw Teta AIR upraszcza wszystkie te etapy – zapewnia gotową integrację z KSeF, automatyczną wysyłkę i odbiór faktur, zapis numerów referencyjnych oraz pełną zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów. Umów bezpłatną konsultację dotyczącą integracji KSeF z Twoim ERP i sprawdź, ile korzyści zapewni Ci autorskie rozwiązanie grupy Unit4.
