)
Od 1 października 2025 r. wchodzą w życie zmiany w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej, które w praktyce dotkną każdą średnią i dużą firmę. Wśród najważniejszych nowości warto wymienić możliwość złożenia częściowej korekty deklaracji po kontroli celno-skarbowej, dwa nowe 14-dniowe terminy na uzupełnienie deklaracji, zamknięcie kontroli w trybie uproszczonym po uwzględnieniu korekty oraz nowe reguły w zakresie VAT – w tym dodatkowe zobowiązanie do 15% także przy deklaracji pierwotnej.
Zapraszamy do zapoznania się z naszym materiałem informacyjnym, będącym zarysem najważniejszych z nadchodzących zmian.
Częściowa korekta deklaracji po kontroli – na czym polega i kiedy się opłaca?
Nowelizacja umożliwia złożenie częściowej korekty deklaracji po kontroli celno-skarbowej. Zmiana ta oznacza, że podatnik nie musi korygować całości deklaracji, lecz tylko tę część, w której zgadza się z ustaleniami organu. W świetle nowych przepisów spór z administracją zawęża się wyłącznie do pozycji faktycznie kwestionowanych.
Należy podkreślić, że częściową korektą można objąć wyłącznie elementy bezsporne, które da się jednoznacznie udokumentować. W praktyce oznacza to konieczność standaryzacji opisów poszczególnych pozycji, powiązania ich z niezbędnym materiałem (np. JPK, fakturami, notami) i prowadzenia spójnej dokumentacji. Efekt? Szybsze zamknięcie części sprawy, mniejsze ryzyko narastania odsetek i zmniejszenie potencjalnych sankcji.
Dwa nowe terminy: 14 dni po upoważnieniu i po wyniku kontroli
Od października podatnicy zyskują dwa istotne okna czasowe: 14 dni na złożenie deklaracji po doręczeniu upoważnienia do kontroli oraz kolejne 14 dni po doręczeniu wyniku kontroli. Co ważne, mowa nie tylko o korektach, lecz także o złożeniu deklaracji pierwotnej, jeśli nie została przekazana w odpowiednim czasie.
Jak wykorzystać te terminy w praktyce? Wyobraźmy sobie, że w poniedziałek firma otrzymuje na e-PUAP upoważnienie do kontroli. Już tego samego dnia zespół podatkowy powinien zwołać krótkie spotkanie i ustalić zakres działań: które obszary obejmuje kontrola, kto odpowiada za zebranie danych i jakie dowody będą potrzebne. We wtorek i środę do gry wchodzą księgowość i kadry, kompletując faktury, JPK czy dokumentację płacową. Czwartek to czas na kalkulacje i wstępne wyliczenia, a piątek — na akceptacje kierownictwa. Podział ten sprawia, że w drugim tygodniu wciąż mamy czas na spokojną korektę, finalne podpisy i bezpieczną wysyłkę do organu.
Zamknięcie kontroli przez uwzględnienie deklaracji lub korekty – co to zmienia?
Dotychczas zakończenie kontroli wymagało dłuższej procedury. Od 1 października pojawia się nowe rozwiązanie: kontrola celno-skarbowa kończy się poprzez doręczenie zawiadomienia o uwzględnieniu deklaracji lub korekty. To formalne pismo oznacza, że organ zaakceptował dokumenty, a dalsze czynności kontrolne w tym zakresie ustają.
Zmiana ta oznacza dla firm duże ułatwienie procesowe. Jasny moment zakończenia postępowania oznacza, że można od tego dnia liczyć kolejne terminy podatkowe i raportowe. Co więcej, skraca się czas niepewności związany z samą kontrolą.
Aby skorzystać z tej przewagi, organizacja musi zadbać o właściwą archiwizację dowodów: zawiadomienia, UPO, kalkulacji i korespondencji. Systematyczne gromadzenie i wersjonowanie dokumentów mają ważny wpływ na późniejsze audyty i obronę stanowiska spółki.
VAT: dodatkowe zobowiązanie do 15%. Kiedy można skorzystać?
Jedną z najbardziej praktycznych nowości jest wprowadzenie możliwości zastosowania obniżonego dodatkowego zobowiązania w VAT do 15% (uznaniowe, po spełnieniu warunków). Do tej pory przedsiębiorcy, nawet jeśli sami składali korektę, narażali się często na sankcję wynoszącą 20 lub 30%. Od października 2025 r. sytuacja zmienia się na korzyść podatników, ponieważ preferencyjna stawka będzie dostępna nie tylko wtedy, gdy firma zdecyduje się na korektę, ale także w przypadku złożenia deklaracji pierwotnej w trakcie trwającej kontroli.
Kluczowe znaczenie mają jednak terminy. Aby skorzystać z obniżonej stawki, deklaracja (pierwotna albo korekta) musi zostać złożona w ciągu czternastu dni od doręczenia upoważnienia do kontroli bądź wyniku kontroli. Jeżeli podatnik zmieści się w tym oknie czasowym i nie ma na koncie powtarzalnych uchybień, sankcja zostaje ograniczona właśnie do piętnastu procent. To oznacza, że firmy, które są przygotowane organizacyjnie i reagują szybko, mogą w praktyce znacząco zmniejszyć potencjalne obciążenia podatkowe.
Z perspektywy procesów wewnętrznych oznacza to konieczność wcześniejszego monitorowania ryzyka w obszarze VAT i gotowości do natychmiastowego podejmowania decyzji. Każda spółka powinna jasno określić, kto odpowiada za analizę sprawy po doręczeniu dokumentu i kto ma prawo podjąć decyzję o złożeniu deklaracji. To właśnie szybkość reakcji i dobrze zdefiniowane procedury będą decydować o tym, czy firma skorzysta z preferencji, czy też narazi się na znacznie wyższe sankcje.
Przepisy przejściowe: które kontrole obejmą nowe zasady?
Warto podkreślić jednak, że nie wszystkie kontrole będą objęte nowymi rozwiązaniami. Co do zasady, nowe przepisy stosuje się do kontroli z upoważnieniami doręczanymi po 30.09.2025, z wyjątkami wynikającymi z przepisów przejściowych; w sprawach wszczętych wcześniej trzeba sprawdzić daty doręczeń i bieg 14-dniowych terminów.
Fakt ten oznacza, że przedsiębiorstwa przez pewien czas muszą funkcjonować w dwóch reżimach prawnych równolegle. Aby uniknąć pomyłek, konieczne jest sprawdzanie daty wszczęcia kontroli i doręczeń. Warto również rozważyć stworzenie harmonogramu dostosowania procedur, aktualizacja szablonów dokumentów i przeprowadzenie szkoleń dla zespołów. Aspekt ten jest dodatkowym wyzwaniem organizacyjnym dla działów finansów i HR, które wymagają precyzyjnej komunikacji między jednostkami i jasnego rejestrowania wszystkich doręczeń.
Organizacyjny niezbędnik – co należy wdrożyć przed 1 października?
Zmiany w ustawie wymagają nie tylko znajomości prawa, ale i sprawnych procesów. Do najważniejszych z nich należą: uporządkowany obieg dokumentów korekt, jasne przypisanie właścicieli, wyznaczenie ram czasowych na akceptacje, wersjonowanie dokumentów, kompletne archiwum dowodowe i rejestr doręczeń.
W tym kontekście sprawdzają się systemy typu SaaS, jak Teta AIR. Dzięki integracjom z e-PUAP, ZUS i MF możliwe jest automatyczne rejestrowanie doręczeń i ustawianie alertów 14-dniowych. Oferowany przez system workflow zapewnia możliwość pełnego audytu każdej korekty czy deklaracji, a repozytorium dokumentów z kontrolą wersji gromadzi zawiadomienia, UPO i kalkulacje w jednym miejscu.
Co więcej, dashboard Teta AIR pozwala dyrektorom finansowym i szefom kadr-płac monitorować terminy oraz obciążenia pracą w czasie rzeczywistym, zmniejszając ryzyko przekroczenia ustalonych dat i ułatwia przygotowanie częściowej korekty deklaracji po kontroli celno-skarbowej. Teta AIR to realne wsparcie działu kadr i płac w dążeniu do pełnej zgodności z prawem i przygotowaniu się na nowe przepisy.
Odkryj bogactwo funkcjonalności Teta AIR
Obowiązujące od 1 października zmiany w ustawie o KAS 2025 wprowadzają częściowe korekty deklaracji, dwa nowe 14-dniowe terminy, uproszczone zamknięcie kontroli, obniżone zobowiązanie VAT oraz przepisy przejściowe. Aby przygotować się do nowelizacji, firmy muszą przygotować się procesowo: uporządkować obieg dokumentów, wdrożyć checklisty i zapewnić szybkie ścieżki akceptacyjne.
Cyfrowe narzędzia, takie jak Teta AIR, minimalizują ryzyko błędów i opóźnień, zapewniając pełną audytowalność i zgodność z przepisami. Umów bezpłatną prezentację Teta AIR i sprawdź, jak uporządkować obieg dokumentów i korekt przed 1 października 2025 r.
