)
Sztuczna inteligencja weszła już do codziennej pracy działów HR – pomaga sortować kandydatury, wspiera ocenę efektywności, uczestniczy w decyzjach o awansach. Równolegle zaczęły obowiązywać unijne ramy prawne, a wokół nich narosło sporo sprzecznych informacji o datach.
Zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem, który porządkuje relację między AI Act a HR: co już obowiązuje pracodawcę, co zostało przesunięte i kogo konkretnie dotyczą nowe wymogi. Podpowiadamy również, w jaki sposób działy kadr i płac mogą lepiej przystosować się do wprowadzonych zmian.
Czym jest AI Act i w jaki sposób obejmuje pracę działów HR?
AI Act, czyli unijne rozporządzenie o sztucznej inteligencji, obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich – także w Polsce, bez potrzeby osobnej ustawy wdrażającej. Reguluje przy tym nie samą technologię, lecz sposób jej wykorzystania, i różnicuje obowiązki według poziomu ryzyka. Praktyki uznane za niedopuszczalne są objęte całkowitym zakazem, a zastosowania wysokiego ryzyka podlegają rozbudowanym wymogom. Dla ograniczonego ryzyka przewidziano głównie obowiązki przejrzystości, a systemy o ryzyku minimalnym pozostają w zasadzie poza regulacją.
Związek między AI Act a HR wynika z prostego mechanizmu: rozporządzenie patrzy na to, kto i jak stosuje dany system. Pracodawca korzystający z narzędzia AI przy rekrutacji czy ocenie pracowników jest podmiotem stosującym – i to on odpowiada za spełnienie wymogów. Przepisy mają przy tym zasięg eksterytorialny, więc obejmują również dostawców spoza UE, jeśli skutki działania systemu dotyczą osób w Unii.
Od kiedy obowiązuje AI Act?
Wokół dat implementacji przepisów narosło najwięcej nieporozumień. Wiele portali branżowych powiela skrót myślowy, zgodnie z którym AI w HR ma stać się systemem wysokiego ryzyka od sierpnia 2026. Warto pamiętać, że oś dat jest w tym kontekście złożona i funkcjonuje na kilku płaszczyznach, a najważniejsza korekta dotyczy właśnie zastosowań kadrowych.
Powodem przesunięcia jest pakiet upraszczający, tzw. Digital Omnibus. Parlament Europejski zatwierdził go 16 czerwca 2026 roku, a Rada UE dała ostateczną zgodę 29 czerwca 2026 roku. Efekt jest konkretny: pełne obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka z Załącznika III (w tym narzędzi używanych w HR) stosuje się od 2 grudnia 2027 roku, a nie od sierpnia bieżącego roku. To dlatego w rozmowach o AI Act rok 2027 wyznacza właściwą cezurę dla działów kadr.
Co już obowiązuje pracodawcę?
Część przepisów działa od dawna. Zakazane praktyki obowiązują od 2 lutego 2025 roku – w kontekście zatrudnienia to m.in. zakaz rozpoznawania emocji w miejscu pracy. Od tej samej daty obowiązuje wymóg tzw. AI literacy, czyli zapewnienia kompetencji osobom korzystającym z systemów AI. Obowiązki przejrzystości zaczynają co do zasady obowiązywać od 2 sierpnia 2026 roku.
Co zostało przesunięte na 2 grudnia 2027
Na grudzień 2027 przesunięto najcięższy pakiet – obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka z Załącznika III, do którego trafia większość zastosowań AI w kadrach. Warto podkreślić, że w przypadku działu HR okres ten nie powinien być zmarnowany na bezczynność: to dodatkowe kilkanaście miesięcy, by uporządkować procesy, zanim wymogi zaczną wiązać.
Rekrutacja, ocena i monitoring pracowników jako systemy wysokiego ryzyka
Które zastosowania trafiają do kategorii wysokiego ryzyka? Rozporządzenie wskazuje systemy AI wykorzystywane w decyzjach dotyczących zatrudnienia:
- narzędzia do rekrutacji i selekcji kandydatów,
- ocenę efektywności,
- przydział zadań,
- wsparcie decyzji o awansie czy zakończeniu współpracy.
Jeśli algorytm filtruje CV albo szereguje kandydatów, mówimy właśnie o tej kategorii.
Z takim zakwalifikowaniem wiąże się katalog obowiązków po stronie pracodawcy jako podmiotu stosującego. Co do zasady, chodzi o kilka powtarzalnych wytycznych:
- rzeczywisty nadzór człowieka nad działaniem systemu i jego wynikami,
- prowadzenie odpowiedniej dokumentacji,
- przejrzystość wobec kandydata i pracownika – informowanie, że w procesie uczestniczy narzędzie AI.
To wymogi nastawione na kontrolę i rozliczalność, nie na formalność dla samej formalności.
Z perspektywy praktycznej, szczególnie wyraźnie nasuwa się jeden wniosek: sztuczna inteligencja w rekrutacji to obszar, w którym przepisy będą wymagać udokumentowanego procesu i możliwości wyjaśnienia, jak zapadła decyzja. Warto już teraz wiedzieć, gdzie w firmowych procesach taki mechanizm w ogóle działa.
Co działy kadr i płac mogą zrobić już teraz?
Pierwszy krok to inwentaryzacja: sprawdzenie, gdzie w procesach HR faktycznie działają narzędzia oparte na AI, i wstępna klasyfikacja ich ryzyka. Drugi obszar to kompetencje zespołu – obowiązek AI literacy już teraz jest wiążący, więc warto zadbać, by osoby korzystające z takich narzędzi rozumiały ich działanie i ograniczenia. Trzeci, często niedoceniany, to jakość i bezpieczeństwo danych pracowniczych, stanowiący fundament każdego zastosowania AI w kadrach i płacach. Warto pamiętać, że każdy proces oparty na danych jest tak dobry, jak dane, które go zasilają.
To właśnie w tym obszarze nieocenione okazuje się wsparcie kompleksowego systemu kadrowo-płacowego, aktualizowanego na bieżąco wraz ze zmianami przepisów. Takim rozwiązaniem jest właśnie Teta AIR – działający w modelu SaaS, z gotowymi integracjami m.in. z ZUS, PIT czy PPK. Choć opracowane przez nas rozwiązanie nie jest „systemem AI” w rozumieniu rozporządzenia, porządkuje dane i procesy, na których opiera się zgodność.
Czy w Polsce obowiązują dodatkowe regulacje?
Na poziomie krajowym rozporządzenie o sztucznej inteligencji uzupełnia ustawa o systemach sztucznej inteligencji, która powołuje Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI) jako organ nadzoru rynku AI.
AI Act działa bezpośrednio, a ustawa tworzy krajowe mechanizmy egzekwowania i nadzoru – bez niej sam obowiązek pozostaje, ale brakuje działającego organu do jego stosowania. Warto podkreślić, że w połowie lipca 2026 roku ustawa czeka na decyzję prezydenta i do momentu podpisania oraz ogłoszenia nie jest obowiązującym prawem.
Uporządkuj wewnętrzną dokumentację
Choć data graniczna dla obowiązków HR z kategorii wysokiego ryzyka to grudzień 2027, część wymogów, jak zakaz rozpoznawania emocji w miejscu pracy czy AI literacy, działa już dziś. Przygotowania najlepiej zacząć od tego, co i tak się opłaca: od uporządkowania danych i procesów kadrowo-płacowych.
Skontaktuj się z nami i umów prezentację Teta AIR – nowoczesnego systemu HR & Payroll, aktualizowanego zgodnie ze zmieniającymi się przepisami, który wspiera uporządkowane i zgodne z prawem zarządzanie danymi pracowników.