Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem współczesnego rynku pracy, a z nią pojawiły się kwestie związane z ekwiwalentem za ponoszone koszty. Chcesz wiedzieć, czy przysługuje Ci gratyfikacja ze względu na wydatki, ponoszone w ramach home office? W tym artykule przyjrzymy się, kto ma prawo do ekwiwalentu za pracę zdalną oraz jak można go obliczyć.
Komu przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną?
Na mocy nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku, pracodawcy są zobowiązani do pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną swoich pracowników. Dotyczy to przede wszystkim wydatków na poczet energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, takich jak dostęp do internetu. W niektórych przypadkach pracodawca może także pokryć inne koszty, jednak muszą być one jasno określone w wewnętrznych regulacjach firmy.
Ekwiwalent za pracę zdalną przysługuje każdemu pracownikowi, który wykonuje swoje obowiązki zdalnie, wykorzystując do tego celu prywatne narzędzia pracy oraz materiały. W zależności od poniesionych przez pracownika wydatków, pracodawca powinien zapewnić zwrot kosztów w formie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.
Jak obliczyć ekwiwalent za pracę zdalną?
Obliczenie ekwiwalentu za pracę zdalną opiera się na kilku kluczowych czynnikach. Przede wszystkim należy uwzględnić rzeczywiste zużycie materiałów i narzędzi pracy, takich jak prąd i internet. Pracownik musi udokumentować swoje wydatki, np. dostarczając kopię otrzymywanych rachunków za energię elektryczną czy dostęp do internetu, które będą podstawą do wyliczenia należnego ekwiwalentu.
Przyjmijmy, że przeciętny laptop biurowy zużywa około 50 W (watów) energii na godzinę pracy, średnia stawka za kWh wynosi w 2024 r. około 1 zł, a służbowy komputer pracuje przez około 168 godzin w skali miesiąca (8 godzin dziennie przez 21 dni roboczych). Szacunkowy koszt rachunku za prąd przy 8 godzinach pracy laptopa biurowego przez 168 godzin w miesiącu wynosi wówczas około 8,40 zł.
Dodatkowo, jeśli praca wymaga dostępu do internetu, pracownikowi przysługuje ekwiwalent na pokrycie kosztów dostępu do sieci, obliczany na podstawie miesięcznej opłaty za internet oraz liczby godzin pracy.
Jakie są najważniejsze formalności związane z ekwiwalentem?
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia zwrotu kosztów lub ekwiwalentu za pracę zdalną w sposób możliwy do weryfikacji – wszystkie zwracane kwoty powinny być dokładnie udokumentowane, a podstawą do ich wyliczenia muszą być realne wartości, dostarczone przez pracownika. Ważne jest także, aby ekwiwalent za pracę zdalną był zwolniony z opodatkowania i oskładkowania ZUS, co jest możliwe tylko wtedy, gdy jest on precyzyjnie wyliczony i odpowiednio udokumentowany.
Rozliczanie home office z Teta AIR może być proste
Ekwiwalent za pracę zdalną jest istotnym elementem wynagrodzenia dla pracowników wykonujących swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Jego prawidłowe naliczenie i wypłacenie wymaga uwzględnienia rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika. Dzięki narzędziom takim jak Teta AIR, cały proces staje się prostszy i bardziej przejrzysty.
System Teta AIR to rozwiązanie, które znacząco ułatwia proces zarządzania pracą zdalną oraz naliczania ekwiwalentu. Dzięki zaawansowanym funkcjom kadrowo-płacowym, Teta AIR automatycznie oblicza należności za pracę zdalną, uwzględniając wszystkie wymagane koszty. Dostarczane przez nas narzędzia wspiera działy finansowe w precyzyjnym i bezbłędnym rozliczaniu pracowników, oszczędzając czas zarówno kadrze kierowniczej, jak i pracownikom.
Planujesz usprawnić zarządzanie pracą zdalną i chcesz mieć pewność, że wszystkie należności są rozliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami? Zapraszamy do skorzystania z systemu Teta AIR – już dziś skontaktuj się z naszymi specjalistami i przekonaj się, jak może on ułatwić codzienną pracę w Twojej firmie.